El experto en productividad de Google revela la clave del éxito laboral: establecer prioridades claras

La Clave para la Productividad: Cómo Priorizar Efectivamente

Introducción a la Productividad

En el mundo laboral actual, muchas personas enfrentan el reto de ser más productivas sin caer en el agotamiento. Laura Mae Martin, quien trabaja como asesora de productividad en Google, ha ayudado a ingenieros y ejecutivos a encontrar formas más inteligentes de trabajar. La esencia de su enfoque radica en entender que el problema más común no es la falta de trucos o técnicas, sino la tendencia de las personas a asumir demasiadas responsabilidades.

La Diferencia entre Metas y Prioridades

Una de las ideas más importantes que Martin comparte es la diferencia entre metas y prioridades. Las metas a menudo pueden parecer abstractas y distantes. Por ejemplo, una persona podría tener como meta ser promovida a un puesto de liderazgo en un año. Sin embargo, esta meta no proporciona un camino claro sobre cómo llegar allí. En cambio, una prioridad es una acción específica y concreta que se puede tomar de inmediato.

Por ejemplo, en lugar de centrarse únicamente en el objetivo de ser promovido, una prioridad podría ser desarrollar habilidades de liderazgo al asumir un proyecto en equipo en el próximo trimestre. De esta manera, la persona está tomando una acción estratégica que la acerca a su meta más amplia.

Estableciendo Prioridades Claras

Martin sugiere que es útil elegir tres prioridades a la vez. Esto se debe a que la mayoría de las personas no pueden concentrarse en diez cosas grandes al mismo tiempo. Una vez que se establecen estas prioridades, es fundamental anotarlas en un lugar visible. Puede ser útil escribirlas en un Post-it y pegarlo en la computadora o añadir un recordatorio recurrente en el calendario.

Además, Martin aconseja que se comunique sobre estas prioridades con compañeros de trabajo y supervisores. Esto ayuda a evitar confusiones y conflictos en el lugar de trabajo. Es importante que todos estén alineados y entiendan en qué se está trabajando.

Visualizando las Tareas

Una técnica que Martin utiliza para ayudar a las personas a organizar sus tareas es la visualización. Ella compara las tareas con rocas, guijarros y arena en un frasco. Primero, es más fácil colocar las grandes rocas (que representan las prioridades) en el frasco, y luego dejar que las cosas más pequeñas (como tareas menores) llenen los espacios restantes. Si se intenta llenar el frasco con arena primero, no habrá espacio para las rocas más grandes.

Manejo de Tareas Urgentes

Cuando surgen tareas “urgentes”, Martin sugiere preguntarse si estas se alinean con las prioridades establecidas. ¿Realmente beneficiarán a la carrera a largo plazo? En algunos casos, como una emergencia con un cliente o una tarea asignada por un jefe, puede ser necesario cambiar el enfoque. Sin embargo, en otras situaciones, como rechazar una invitación innecesaria a una reunión o declinar ayudar a un compañero en un asunto que no es prioritario, se puede mantener el enfoque en las responsabilidades ya asumidas.

Aprender a Decir “No”

Una parte esencial de la priorización es aprender a decir “no”. Hay que encontrar un equilibrio entre proteger el tiempo personal y mantener buenas relaciones con los colegas. A veces, es importante ser un jugador de equipo, pero en otras ocasiones, simplemente hay demasiadas cosas en la lista de tareas o la tarea no se alinea con los intereses o prioridades personales.

Martin comparte que ella misma ha tenido que trabajar en esto. Antes, le costaba decir “no” porque quería mantener su capital social. Sin embargo, se dio cuenta de que es peor comprometerse demasiado y no cumplir. La mejor manera de rechazar una solicitud es dar una razón específica sobre por qué no se puede hacer lo que alguien está pidiendo. Por ejemplo, uno podría decir que necesita pensarlo antes de comprometerse.

La Importancia del Tiempo

Es crucial recordar que el tiempo es un recurso finito. Martin enfatiza que, aunque se desea que los compañeros se sientan apoyados y respetados, también es vital proteger las propias prioridades. Esto significa que, aunque a veces se debe colaborar, también es esencial reconocer cuándo uno tiene que concentrarse en lo que ya tiene en su plato.

Estrategias para Mantener el Enfoque

Para ayudar a mantener el enfoque, Martin recomienda algunas estrategias adicionales:

• Crear un espacio de trabajo ordenado: Un entorno limpio y organizado puede ayudar a reducir las distracciones.

• Establecer límites de tiempo: Dedicar un tiempo específico para trabajar en cada prioridad puede aumentar la eficiencia.

• Tomar descansos programados: Hacer pausas regulares puede ayudar a mantener la energía y la concentración a lo largo del día.

• Revisar las prioridades regularmente: Las prioridades pueden cambiar, así que es importante revisarlas y ajustarlas según sea necesario.