Estrategias de Productividad para Priorizar en el Trabajo y la Vida

En un mundo donde el tiempo es limitado, priorizar se convierte en una habilidad esencial. Laura Mae Martin, asesora de productividad en Google, comparte técnicas que pueden ayudar a las personas a enfocarse en lo que realmente importa. A continuación, se presentan tres ejercicios que pueden transformar la manera en que se gestionan las tareas diarias.

1. Resaltar el Calendario

Una de las estrategias más efectivas que Martin recomienda es revisar el calendario personal. La idea es imprimir las actividades de las últimas tres semanas y utilizar un marcador para destacar aquellas que están alineadas con las prioridades personales. Este ejercicio es revelador, ya que permite a las personas ver de manera clara cómo están distribuyendo su tiempo.

Martin explica que es vital cuestionarse: “¿Realmente estoy dedicando tiempo a lo que he definido como mis prioridades?” Al observar el calendario, se puede identificar si se está invirtiendo demasiado tiempo en tareas que no son importantes. Esta práctica no solo ayuda a ajustar el enfoque, sino que también proporciona la confianza necesaria para rechazar compromisos que no se alinean con los objetivos personales.

2. Imagina un Día Sin Compromisos

Otro ejercicio útil propuesto por Martin es imaginar un día completo sin interrupciones ni compromisos. La pregunta clave aquí es: “Si tuvieras un día libre, ¿cuándo harías las tareas más importantes?” Este enfoque permite a las personas identificar sus momentos más productivos del día.

Martin sugiere que, en lugar de ceñirse a una rutina rígida, se adopte un enfoque de prueba y error. Pasar una semana haciendo ciertas actividades a una hora específica y luego cambiar la programación puede ayudar a descubrir qué horarios funcionan mejor para cada uno. Esta flexibilidad es esencial para encontrar el equilibrio adecuado en la gestión del tiempo.

3. Preparaciones Previas

La preparación es otro aspecto crucial para mejorar la productividad. Martin aconseja a las personas que se imaginen como si tuvieran un asistente. ¿Qué tareas les pedirían que prepararan para facilitar el inicio de un proyecto? Esta técnica ayuda a separar la acción de la preparación, lo que puede hacer que el inicio de una tarea sea menos abrumador.

Por ejemplo, al comenzar a crear una presentación, se puede abrir un archivo y darle un nombre. Este simple acto de preparación puede hacer que sea más fácil comenzar a trabajar en el contenido. Martin enfatiza que un entorno bien preparado es fundamental para que el cerebro funcione de manera óptima.

Reevaluar Prioridades Cada Tres Meses

Martin también sugiere que cada tres meses es un buen momento para reevaluar las prioridades personales. La vida cambia y, por lo tanto, las prioridades también deben ajustarse. Si alguien está en medio de un gran proyecto o está planeando una mudanza, es natural que esas áreas de la vida requieran más atención, mientras que otras pueden quedar en un segundo plano.

Este proceso de selección implica un cambio de mentalidad, donde se debe aceptar que no se puede abarcar todo al mismo tiempo. Al enfocarse en las tres prioridades más importantes, las personas pueden dedicar su tiempo y energía a lo que realmente les importa.

Mantener un Diario de Productividad

Además de los ejercicios mencionados, Martin sugiere llevar un diario donde se registren momentos de alta productividad. Con el tiempo, este diario puede ayudar a identificar patrones y condiciones que favorecen un trabajo óptimo. Al notar cuándo se está más “en la zona”, se pueden programar tareas importantes en esos momentos.

Si alguien se encuentra procrastinando, puede ser un indicativo de que el momento elegido para realizar la tarea no es el correcto. Sin embargo, Martin también reconoce que a veces simplemente falta la motivación para empezar. En esos casos, el ejercicio mental de imaginar que se tiene un asistente puede ser útil.